Як працадаўцу важна правільна захоўваць даныя сваіх супрацоўнікаў. Пры гэтым вы абавязаны весці кадравы ўлік персанальных даных супрацоўнікаў. Пры захоўванні такіх даных неабходна ўлічваць Агульны рэгламент аб абароне даных (AVG) Закона аб прыватнасці і Агульны рэгламент аб абароне даных (UAVG). AVG накладае на наймальніка абавязкі ў сувязі з апрацоўкай персанальных даных. З дапамогай гэтага кантрольнага спісу вы даведаецеся, ці адпавядаюць вашы асабістыя справы патрабаванням.
- Якія даныя можна апрацоўваць у асабістай справе?
Галоўнае правіла, якога прытрымліваюцца, - у асабістыя справы можна ўносіць толькі звесткі, неабходныя для прызначэння: належнага выканання працоўнага дагавора з работнікам.
У любым выпадку будуць захоўвацца «звычайныя» асабістыя даныя, такія як:
- Імя;
- Адрас;
- Дата нараджэння;
- Копія пашпарта/пасведчання асобы;
- Нумар BSN
- Падпісаны працоўны дагавор з умовамі найму і дадаткамі;
- Даныя аб прадукцыйнасці і развіцці супрацоўнікаў, напрыклад, справаздачы аб ацэнцы.
Працадаўцы могуць пашырыць асабісты файл, уключыўшы ў яго іншыя даныя, такія як асабістыя нататкі наймальніка, запіс прагулаў, скаргі, папярэджанні, запісы інтэрв'ю і гэтак далей.
Як працадаўцу важна рэгулярна абнаўляць гэтыя даныя, каб забяспечыць карэктнасць і дакладнасць у дачыненні да законных тэрмінаў захоўвання.
- Калі могуць апрацоўвацца «звычайныя» асабістыя даныя ў асабістай справе?
Працадаўца павінен прадумаць, калі і якія «звычайныя» асабістыя дадзеныя могуць захоўвацца ў асабістай справе. Згодна з артыкулам 6 AVG, працадаўцы могуць захоўваць «звычайныя» асабістыя дадзеныя ў асабістай справе па 6 прычынах. Гэтыя прычыны ўключаюць:
- Супрацоўнік даў згоду на апрацоўку;
- Апрацоўка неабходная для афармлення працоўнага (працоўнага) дагавора;
- Апрацоўка неабходная ў сувязі з юрыдычным абавязацельствам працадаўцы (напрыклад, выплатай падаткаў і ўзносаў);
- Апрацоўка неабходная для абароны жыццёва важных інтарэсаў работніка або іншай фізічнай асобы (прыклад, калі вострая небяспека непазбежная, але супрацоўнік псіхічна не здольны даць згоду);
- Апрацоўка неабходна для грамадскіх інтарэсаў/грамадскага парадку;
- Апрацоўка неабходная для задавальнення законных інтарэсаў працадаўцы або трэцяй асобы (за выключэннем выпадкаў, калі інтарэсы супрацоўніка пераважаюць над законнымі інтарэсамі працадаўцы).
- Якія даныя не падлягаюць апрацоўцы ў асабістай справе?
Акрамя «звычайных» даных, якія ўключаны ў файл, ёсць таксама даныя, якія (звычайна) не павінны ўключацца, таму што яны асабліва адчувальныя па сваёй прыродзе. Гэта «асаблівыя» даныя, якія ўключаюць:
- Перакананні;
- арыентацыя;
- Расавая або этнічная прыналежнасць;
- Медыцынскія даныя (у тым ліку пры добраахвотным прадастаўленні работнікам).
«Спецыяльныя» даныя могуць захоўвацца ў AVG толькі ў 10 выключэннях. 3 асноўныя выключэнні:
- Супрацоўнік даў выразную згоду на апрацоўку;
- Вы апрацоўваеце персанальныя даныя, якія сам супрацоўнік наўмысна раскрыў;
- Апрацоўка неабходна для пераважаючых грамадскіх інтарэсаў (для гэтага патрабуецца галандская прававая база).
- Меры аховы асабістай справы
Хто мае права азнаёміцца з асабістай справай?
Азнаёміцца з асабістай справай могуць толькі асобы, якім доступ неабходны для выканання работ. Да такіх асоб ставяцца, напрыклад, працадаўца і супрацоўнікі аддзела кадраў. Сам супрацоўнік таксама мае права азнаёміцца са сваёй асабістай справай і выправіць недакладныя звесткі.
Патрабаванні да бяспекі файла
Акрамя гэтага, важна прыняць да ўвагі, што AVG прад'яўляе патрабаванні да лічбавага або папяровага захоўвання персанальных файлаў. Як працадаўца вы абавязаны прыняць меры для абароны прыватнасці супрацоўнікаў. Таму файл павінен быць абаронены ад кіберзлачынстваў, несанкцыянаванага доступу, змены або выдалення.
- Тэрмін захоўвання кадравых файлаў
AVG заяўляе, што асабістыя даныя могуць захоўвацца на працягу абмежаванага перыяду. Некаторыя даныя падлягаюць законнаму тэрміну захоўвання. Для іншых даных працадаўца абавязаны ўстанавіць тэрміны выдалення або перыядычнай праверкі дакладнасці даных. AVG сцвярджае, што неабходна прыняць разумныя меры для забеспячэння захавання недакладных даных.
Хочаце даведацца больш пра тэрміны захоўвання файлаў супрацоўнікаў? Тады чытайце наш блог тэрміны захоўвання файлаў супрацоўнікаў.
Ці адпавядае ваша асабістая справа пералічаным вышэй патрабаванням? Тады, хутчэй за ўсё, ён сумяшчальны з AVG.
Калі пасля прачытання гэтага блога ў вас застануцца пытанні аб асабістай справе або аб AVG, звяжыцеся з намі. Наш працоўныя юрысты будзем рады вам дапамагчы!