Працадаўцы з часам апрацоўваюць шмат дадзеных аб сваіх супрацоўніках. Усе гэтыя даныя захоўваюцца ў асабістай справе. Гэты файл змяшчае важныя асабістыя даныя, і па гэтай прычыне вельмі важна, каб гэта было зроблена бяспечна і правільна. Як доўга працадаўцам дазваляецца (ці, у некаторых выпадках, патрабуецца) захоўваць гэтыя даныя? У гэтым блогу вы можаце прачытаць больш пра законны тэрмін захоўвання асабістых файлаў і пра тое, як з гэтым змагацца.
Што такое асабістая справа?
Як было сказана вышэй, працадаўцу часта даводзіцца мець справу з кадравымі дадзенымі сваіх супрацоўнікаў. Гэтыя дадзеныя павінны належным чынам захоўвацца, а затым знішчацца. Робіцца гэта з дапамогай асабістай справы. Гэта ўключае ў сябе імёны і адрасы супрацоўнікаў (-аў), працоўныя кантракты, справаздачы аб выніках працы і г.д. Гэтыя даныя павінны адпавядаць патрабаванням правілаў AVG і захоўвацца на працягу пэўнага перыяду часу.
(Калі вы хочаце даведацца, ці адпавядае ваша асабістая справа патрабаванням AVG, азнаёмцеся з нашым кантрольным спісам асабістай справы AVG тут)
Захаванне дадзеных супрацоўнікаў
AVG не дае канкрэтных перыядаў захоўвання асабістых даных. Няма адназначнага адказу наконт тэрміну захоўвання асабістай справы, бо яна складаецца з розных тыпаў (персанальных) даных. Для кожнай катэгорыі даных прымяняецца свой перыяд захоўвання. Гэта таксама ўплывае на тое, ці з'яўляецца чалавек па-ранейшаму наёмным работнікам, ці пакінуў працу.
Катэгорыі тэрмінаў захоўвання
Як было сказана вышэй, існуюць розныя перыяды захоўвання персанальных даных у асабістай справе. Ёсць два крытэрыі, якія трэба ўлічваць, а менавіта, ці працуе супрацоўнік па-ранейшаму, ці пакінуў працу. Ніжэй паказана, калі некаторыя дадзеныя павінны быць знішчаны, дакладней, захаваны.
Актуальнае асабістае справа
Не ўстаноўлены фіксаваныя тэрміны захоўвання даных, якія змяшчаюцца ў бягучай асабістай справе супрацоўніка, які ўсё яшчэ працуе. AVG толькі абавязвае працадаўцаў падтрымліваць асабістыя справы ў «актуальным стане». Гэта значыць, што працадаўца сам абавязаны ўстанавіць тэрмін перыядычнага прагляду асабістых спраў і знішчэння састарэлых даных.
Падрабязнасці заяўкі
Даныя заяўкі, якія адносяцца да заяўніка, які не прыняты на працу, павінны быць знішчаны на працягу максімум 4 тыдняў пасля заканчэння працэдуры падачы заяўкі. Пад гэтую катэгорыю ўваходзяць такія дадзеныя, як матывацыйны ліст або ліст-заяўка, CV, заява аб паводзінах, перапіска з заяўнікам. Са згоды заяўніка даныя можна захоўваць каля 1 года.
Працэс рэінтэграцыі
Калі супрацоўнік завяршыў працэс рэінтэграцыі і вяртаецца на працу, прымяняецца максімальны перыяд утрымання ў 2 гады пасля завяршэння рэінтэграцыі. Ёсць выключэнне, калі працадаўца з'яўляецца самастрахоўшчыкам. У гэтай сітуацыі прымяняецца тэрмін захоўвання 5 гадоў.
Максімум 2 гады пасля заканчэння працы
Пасля выхаду супрацоўніка з працы асноўная частка (персанальных) даных у асабістай справе падлягае захоўванню да 2 гадоў.
Да гэтай катэгорыі адносяцца:
- Працоўныя дагаворы і дапаўненні да іх;
- Перапіска, звязаная з адстаўкай;
- Справаздачы аб ацэнках і аглядах дзейнасці;
- Перапіска, звязаная з павышэннем / паніжэннем;
- Перапіска па хваробе ад УВВ і ўрача кампаніі;
- Справаздачы, звязаныя з Законам аб паляпшэнні Gatekeeper;
- Пагадненні аб членстве ў працоўным савеце;
- Копія пасведчання.
Не менш за 5 гадоў пасля заканчэння працы
Тэрмін захоўвання некаторых асабістых даных складае 5 гадоў. Таму працадаўца абавязаны захоўваць гэтыя даныя на працягу 5 гадоў пасля выхаду работніка з працы. Гэта наступныя дадзеныя:
- Падатковыя справаздачы па заработнай плаце;
- Копія дакумента, які сведчыць асобу супрацоўніка;
- Дадзеныя аб этнічнай прыналежнасці і паходжанні;
- Дадзеныя, звязаныя з падаткамі з заработнай платы.
Такім чынам, гэтыя дадзеныя павінны захоўвацца не менш за пяць гадоў, нават калі яны будуць заменены новымі запісамі ў асабістай справе.
Не менш за 7 гадоў пасля заканчэння працы
Акрамя таго, працадаўца таксама мае так званае «абавязак утрымання падаткаў». Гэта абавязвае наймальніка захоўваць усю асноўную дакументацыю на працягу 7 гадоў. Такім чынам, гэта ўключае асноўныя даныя, арышты на заработную плату, запісы па заработнай плаце і пагадненні аб заработнай плаце.
Тэрмін захоўвання скончыўся?
Калі максімальны тэрмін захоўвання даных з асабістай справы скончыўся, працадаўца не можа больш выкарыстоўваць гэтыя даныя. Затым гэтыя дадзеныя павінны быць знішчаны.
Калі мінімальны тэрмін захавання скончыўся, працадаўца можа знішчыць гэтыя дадзеныя. Выключэнне прымяняецца, калі мінімальны тэрмін захоўвання скончыўся і супрацоўнік патрабуе знішчэння даных.
Ці ёсць у вас пытанні аб тэрмінах захоўвання файлаў супрацоўнікаў або тэрмінах захоўвання іншых даных? Калі так, калі ласка, звяжыцеся з намі. Наш працоўныя юрысты будзем рады вам дапамагчы!